Belege einfach abfotografieren und sofort auf sicherem Weg ins elektronische Belegarchiv transferieren – das macht die App DATEV Upload mobil möglich.
Papier-Belege, die revisionssicher im DATEV-Rechenzentrum archiviert werden sollen, werden in der Regel via Scanner digitalisiert. Mit DATEV Upload mobil geht das auch mit dem Smartphone. Der Anwender kann damit den Beleg gleich dort, wo er entstanden ist, einfach erfassen. Das ist insbesondere bei Belegen über Kleinstbeträge praktisch, die bar bezahlt werden. Quittungen für das Parkhaus oder den Parkplatz, der Einkaufsbeleg für Putzmittel im Supermarkt, der Tankbeleg oder die Portoquittung stehen über den neuen Weg umgehend zur Verfügung.
VORTEILE UND ANWENDUNG
Die App punktet zudem in Sachen Sicherheit: Die Belegbilder werden verschlüsselt übertragen und der Zugriff auf den Belegbestand ist mit der Sicherheitsfunktion DATEV SmartLogin geschützt. Um den oder die Belege ins Rechenzentrum zu übertragen, authentifiziert sich der Nutzer mittels Eingabe seiner PIN mit DATEV SmartLogin – einer weiteren App, die für nötige Absicherung des Zugriffs auf seinen Belegbestand sorgt und vom Sicherheitsniveau mit einer physischen SmartCard vergleichbar ist. Zur erstmaligen Nutzung der App setzen Sie sich bitte mit uns zwecks Registrierung in Verbindung.
Nach erfolgreicher Anmeldung kann der Anwender dem aktuellen Upload einen Belegtyp (z.B. Rechnungseingang, Kasse) zuordnen. Mit einem weiteren Klick lässt sich der Upload über eine gesicherte Verbindung anstoßen.
Die Belege stehen dann umgehend in Unternehmen online für die weitere Verarbeitung in den einzelnen Anwendungen bereit, mit denen sich vom Angebot bis zur Zahlung der komplette kaufmännische Prozess im Unternehmen abwickeln lässt. Dabei werden die enthaltenen Informationen automatisch per OCR-Erkennung identifiziert und können unkompliziert in die jeweilige Anwendung übernommen werden. Auch die Steuerberatungskanzlei hat Zugriff auf die in dieser gemeinsam nutzbaren Plattform gespeicherten Daten.
DATEV Upload mobil steht den Anwendern von Unternehmen online kostenfrei zur Verfügung. Derzeit gibt es die App ausschließlich für das Betriebssystem iOS – sie lässt sich also mit dem iPhone oder iPad verwenden. Für die Nutzung muss auf dem Gerät zudem das ebenfalls kostenlos erhältliche DATEV SmartLogin installiert sein. Beide Apps stehen im AppStore von Apple zum Download bereit.
